Dématérialisation recrutement : pourquoi utiliser un logiciel de recrutement ?

Faire mieux, plus vite, avec moins de monde et pour moins cher. C’est en résumé, l’impact de la dématérialisation et de la digitalisation sur la plupart des entreprises. Une transformation qui concerne aussi les ressources humaines et le recrutement. La dernière étude d’HelloWork sur la recherche d’emploi souligne que la digitalisation des recrutements est devenue la norme : les jobboards sont utilisés par 96 % des candidats et 91 % des recruteurs. Or qui dit digitalisation dit aussi dématérialisation. C’est justement là où un logiciel de recrutement fait la différence.

Qu’est-ce que la dématérialisation du recrutement ?

Si la digitalisation englobe de manière générale la numérisation des processus et flux de travail à tous les niveaux, la dématérialisation est plus restrictive. Il s’agit du processus qui consiste à remplacer des documents papier par des fichiers informatiques. Terminé les CV ou les lettres de motivation en papier qu’il fallait envoyer par la Poste. Aujourd’hui, le recrutement agile nécessite une approche numérique pour créer, traiter, recevoir et analyser des documents en ligne.

Avec la dématérialisation du recrutement vient l’ère du big data. Grâce à l’extraction des données personnelles des candidats dans un système d’information, il est possible de personnaliser les offres d’emploi, de choisir plus facilement et simplement les bons candidats et de centraliser les données au sein d’une même plateforme. Pour tirer pleinement profit de la dématérialisation du recrutement, le choix du bon outil ou de la bonne plateforme est donc critique. Intégré dans votre SIRH, le logiciel de recrutement constitue le cœur du réacteur de votre dématérialisation. C’est lui qui pourra collecter, analyser, gérer, sécuriser et utiliser les données des candidats pour des recrutements plus efficaces.

Les 6 raisons de dématérialiser vos recrutements

Instinctivement, vous savez sans doute que la dématérialisation vient ouvrir un nouveau chapitre dans l’organisation de votre service RH. Et les raisons de passer le cap sont nombreuses.

Pour une meilleure efficacité opérationnelle

Dématérialiser vos processus RH permet bien souvent de les simplifier et de les automatiser. Pourquoi passer du temps à réaliser une tâche manuelle alors qu’un logiciel de recrutement peut faire ce travail en temps réel 24 heures sur 24 ? En éliminant les tâches redondantes (envoi des accusés de réception, gestion des demandes par e-mail, suivi des candidatures…), vos équipes peuvent se consacrer à des projets stratégiques à forte valeur ajoutée, tout en améliorant l’expérience de recrutement.

Pour des coûts réduits

La dématérialisation permet de réaliser des économies significatives en réduisant, voire éliminant, les tâches liées à la gestion des documents au format papier. C’est le cas de l’impression, du stockage, des archives, de l’affranchissement pour les envois postaux, etc. Sans compter que plus un recrutement prend du temps, plus il mobilise vos ressources et plus il coûte cher. La dématérialisation permet de réduire les coûts associés à un recrutement.

Le coût d’un mauvais recrutement est estimé entre 45 000€ et 100 000€. Parfois davantage pour certains postes, comme les commerciaux, qui peuvent aller de 150 000€ à 200 000€. Un calcul qui inclut notamment les moyens investis pour trouver la personne en question, son niveau de responsabilité, sa rémunération, les attentes sur sa carrière et ses apports, etc. Sans compter qu’il faut en plus relancer un nouveau processus de recrutement en cas d’échec. Le logiciel de recrutement réduit ces risques grâce à une gestion centralisée, des outils de communication puissants et l’implication des managers dans le processus de recrutement.

Pour une meilleure expérience candidat

L’expérience candidat fait référence à toutes les interactions d’une personne avec votre entreprise ou votre marque, ainsi que son ressenti et ses réactions tout au long du processus de recrutement. De l’offre d’emploi aux réponses aux candidatures, de votre site de recrutement à votre présence sur les réseaux sociaux, de l’entretien d’embauche à l’intégration dans l’équipe, les candidats portent à chaque étape un jugement sur votre attractivité en tant qu’employeur potentiel. La dématérialisation du recrutement vient justement fluidifier cette expérience en limitant les points de friction. Tout se fait en ligne, à travers un portail accessible depuis tous les terminaux et avec de nombreuses informations pratiques. 

Pour un gain du temps

La dématérialisation est un gain de temps à la fois pour le candidat, mais aussi pour l’employeur. En réduisant le délai d’embauche, vous pouvez réagir plus rapidement, en particulier pour des recrutements en urgence, mais aussi transformer votre organisation vers davantage d’agilité. Aujourd’hui, tous les logiciels de recrutement investissent sur l’automatisation et la multidiffusion pour publier vos offres au sein de plusieurs sites d’emplois et jobboards. Les recruteurs sont notifiés à chaque dépôt d’un CV qualifié, et le parsing et le matching s’imposent pour filtrer les candidatures. Un changement de paradigme important rendu possible grâce à la dématérialisation :

• Le parsing (ou « analyse syntaxique ​» en français) est une technologie qui consiste à analyser automatiquement le contenu d’un CV afin de collecter, stocker et analyser les données qu’il contient.
• Le matching définit la mise en relation entre deux personnes. En matière de recrutement, on parle de matching affinitaire pour établir une liste de candidats idéaux susceptibles de correspondre à une offre d’emploi.  

Pour une marque employeur valorisée

Les candidats attendent aujourd’hui d’une entreprise un processus de recrutement facilité, simple, clair et rapide. Cette démarche impacte votre marque employeur dont le but consiste à valoriser vos atouts, votre vision, mission et culture afin de vous positionner clairement dans l’esprit des candidats. Pourquoi un candidat devrait choisir Nike plutôt que Adidas ? Mêmes emplois, mêmes carrières, mêmes ambitions. La différence se retrouve alors dans la perception de l’image des entreprises. Ce qui vaut pour le sport vaut aussi pour le domaine bancaire (Crédit Agricole ou BNP ?), financier (Deloitte ou KPMG ?) et l’ensemble des entreprises qui doivent faire en sorte d’attirer les meilleurs candidats. Grâce à la dématérialisation du recrutement, vous êtes à même de proposer une expérience unique qui rejaillit sur votre marque employeur.

Pour une plus grande diversité parmi vos talents

Dématérialiser votre recrutement vous permet de diversifier vos canaux de communication et donc, de toucher des candidats qui n’auraient pas été habituellement exposés à vos annonces. Parce que la création de valeur provient de la diversité des points de vue, des expériences et des visions, la dématérialisation facilite l’inclusion de talents divers, que ce soit d’un point de vue social, démographique, géographique ou selon le parcours professionnel réalisé.

Un logiciel de recrutement n’est pas qu’un outil technique. C’est un catalyseur de changement et d’innovation pour faire de vos recrutements une démarche positive, efficace et agile. Cela signifie changer l’état d’esprit de vos équipes pour des recrutements plus efficaces et un taux de satisfaction accru parmi vos candidats. 

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