Dématérialisation de CV : par où commencer ?

Le nombre moyen de candidatures reçues par offre d’emploi, toutes fonctions confondues, est de 30 candidatures (Ajustement Recrutement_2020 (apec.fr))

Avec la modernisation des processus RH et l’obligation de rester confiné pendant plusieurs mois, il ne fait plus aucun doute : la dématérialisation des CV est désormais incontournable pour recruter en toute tranquillité ! Dans l’article suivant, découvrez par où commencer pour vous lancer dans la dématérialisation des CV.

1) Étape 1 : centraliser les CV dématérialisés dans une base de données unique

Avec l’application mobile « Collect » intégrée à Cegid Digitalrecruiters, vous dématérialisez vos CV en 5 secondes !

La dématérialisation de CV consiste à conserver les CV sur support numérique plutôt que sur support papier. On va distinguer deux types de dématérialisation. 

Scanner un CV papier pour le dématérialiser ne prend pas plus de 5 secondes

Quand on numérise un CV à partir d’un support papier, on parle de dématérialisation duplicative. À l’heure actuelle, l’envoi des CV de façon numérique est déjà très largement diffusé cependant il existe encore des cas où l’entreprise est susceptible de recevoir de gros volumes de candidatures sur format papier, comme après un forum de recrutement par exemple ou tout simplement quand un candidat vient spontanément déposer son CV à l’accueil. La dématérialisation duplicative de CVs est donc encore largement utilisée. 

Avec l’ATS Cegid Digitalrecruiters, le scan des CV ne prend pas plus de 5 secondes, en tenant compte de l’intégration du document dans la base de données.

Un CV numérique est dématérialisé mais il n’est pas nécessairement exploitable

Quand le CV n’existe que sous format digital et qu’il ne se transmet que par mail ou par téléchargement, on parle de dématérialisation native. La dématérialisation native de CV est de plus en plus répandue puisque la majorité des candidatures sont désormais envoyées de façon numérique par le biais du site carrières. Il peut s’agir d’un CV reçu sous format PDF par mail ou bien d’un CV publié sur les réseaux sociaux professionnels ou les jobboards. Cependant ce n’est pas encore suffisant pour profiter de tous les avantages de la dématérialisation.

Tous les CV dématérialisés doivent ensuite être centralisés dans une seule base de données pour être sûr de ne pas passer à côté des candidatures intéressantes et pour éviter de perdre du temps à rechercher les candidatures.

2) Étape 2 : exploiter les données dématérialisées à l’aide d’un ATS

La dématérialisation améliore l’accès à l’information de 76% (Pourquoi mener la dématérialisation de vos processus RH ? – Locarchives) 

Une fois qu’un CV est dématérialisé, cela ne signifie pas pour autant qu’il est directement exploitable. Il est juste consultable sur ordinateur (sauf si vous l’avez scanné à l’aide d’un ATS). Pour tirer tous les avantages de la dématérialisation de CV, il est indispensable d’utiliser une solution numérique de gestion de candidature comme l’ATS Cegid Digitalrecruiters. 

Avec un ATS, les CV dématérialisés sont lus informatiquement par un algorithme qui identifie les informations principales à l’aide de mots-clés et les classes automatiquement dans la base de données du vivier de talents. Une fois que les informations ont été extraites, le recruteur n’a plus qu’à filtrer les différents candidats en fonction de ses critères de sélection et procéder au « matching » entre l’offre et le candidat.

Vous pouvez également importer les CV publiés sur les réseaux sociaux professionnels ou sur les jobboards et les intégrer automatiquement à votre base de données.

Et surtout, les managers et les recruteurs n’ont plus besoin d’imprimer les CV pour consulter les candidatures, ils peuvent tout faire depuis l’interface de gestion de candidatures de l’ATS.

3) Étape 3 : profiter de tous les avantages liés à la dématérialisation des CV

« Pourquoi digitaliser la fonction RH ? Pour les entreprises, c’est d’abord l’occasion d’améliorer la productivité (gain de temps, qualité des données recueillies) et le bien-être des collaborateurs (suppression des tâches répétitives) » Baromètre Transformation digitale des Ressources Humaines Deloitte, 2021 

La difficulté avec les CV réceptionnés sur support papier, c’est qu’il faut ensuite les stocker, les classer, réussir à définir un ordre de classement qui soit efficace pour les retrouver dans le vivier « physique » de candidats (Classement par diplôme ? Par années d’expérience ?) et au bout de 2 ans, il faut les détruire. Des démarches qui prennent du temps, nécessitent une mobilisation physique et mobilisent des ressources financières. 

Il est également difficile de centraliser toutes les candidatures quand les CV existent sur des supports différents. Le recruteur risque de s’éparpiller et de perdre du temps à rechercher ses candidatures.

Gagner du temps dans le processus de candidature

En dématérialisant les CV et en exploitant les données à l’aide d’un ATS, le recruteur gagne énormément de temps dans le processus de recrutement. La présélection des candidatures se fait en quelques clics, il n’y a plus besoin de passer du temps à archiver les documents papiers, managers et recruteurs échangent sur les candidatures sans avoir besoin d’être dans le même bureau, et chacun consulte les candidatures à son rythme.

Pouvoir consulter les candidatures de n’importe où

La dématérialisation permet d’avoir accès aux candidatures à partir de n’importe quel support (ordinateur, tablette, téléphone) et de n’importe où !

Valoriser de l’image de l’entreprise

En proposant des solutions pour transmettre des CV dématérialisés, l’entreprise montre une image moderne qui se soucie de l’environnement. En effet, le pas vers la digitalisation n’est pas toujours facile à franchir, mais une fois qu’il est fait, on réalise les nombreux avantages en matière d’économie de papier et l’impact positif sur l’environnement.

Simplifier la mise en application du RGPD

Une fois que tous les CV sont dématérialisés et qu’il n’existe aucune copie des documents sur support papier, il devient alors beaucoup plus simple d’appliquer le RGPD. Tout est centralisé, les données sont sécurisées à l’aide du logiciel de gestion de candidatures, l’exploitation des données est beaucoup plus simple et la mise en conformité avec le RGPD beaucoup plus réactive.

 La dématérialisation de CV, ce n’est que le début ! Avec l’ATS Cegid Digitalrecruiters, vous pouvez déjà dématérialiser vos demandes d’embauches et avec votre SIRH, vous allez pouvoir dématérialiser les contrats de travail, les signatures, les demandes de congé, les bulletins de salaire. 

D’après le blog de Print Value, un dossier de salarié contient entre 100 et 300 documents. Vous imaginez tout l’espace physique que vous allez récupérer et le gain de temps dans le traitement des dossiers ? (Dématérialisation RH : pourquoi vous allez vous y mettre ! – Print Value (print-value.fr))

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