Connaissez-vous Asimo, le dernier né des robots japonais ? Il est capable de jouer du violon à la perfection, de chanter, de discuter … mais aussi de travailler en usine ! Encore un mythe hier, l’IA ou intelligence artificielle a peu à peu intégré notre quotidien et de nos jours nous avons déjà tous utilisé un assistant virtuel tel que SIRI, pour ne citer que le plus célèbre, inclus dans le système d’exploitation de nos smartphones dernière génération. Ce bouleversement des méthodes de travail impulsé par l’intelligence artificielle n’a pas épargné le monde de l’entreprise, bien au contraire. Que diriez-vous si un robot remplissait les absences maladies ou éditait les contrats de travail des salariés à votre place ? Mieux encore, triait les candidatures, réalisait les premiers entretiens de sélection ou encore prévoyait les départs plusieurs mois à l’avance avant même que l’idée de démissionner ait germé dans l’esprit de vos collaborateurs ? Incroyable non ? … et bien ceci existe déjà et vous avez tout à y gagner en vous intéressant de plus près à l’IA !
Comment l’IA peut être au service des RH et améliorer la gestion de cette direction si particulière en entreprise ? Pourquoi s’y intéresser ? Dans cet article à destination des DRH, 5 raisons concrètes de miser sur l’IA !
Un chatbot, quand l’IA remplace un chargé RH !
Selon une étude Markets and Markets, le marché de l’IA représentera plus 5 milliards de dollars en 2020 !
Lucy, l’assistante RH virtuelle qui répond aux sollicitations et prend des décisions à votre place !
Vous ne rêvez pas. Nous ne sommes pas dans Matrix et pourtant, c’est tout comme. Nous sommes entrés dans une ère où des robots, créés par l’Homme, sont capables de les remplacer pour de plus en plus de tâches. D’abord dédiés à l’espace domestique, ils arrivent en nombre dans les entreprises.
L’intelligence artificielle a permis de mettre au point des robots de discussion virtuels, capables d’assurer des missions RH comme de véritables assistants. Comment cela fonctionne-t-il ? Certaines sociétés, ont d’ores et déjà opté pour l’installation d’un portail RH, véritable « self-service RH » sur intranet, piloté par un chatbot. Concrètement, le chatbot est capable de recueillir les questions des utilisateurs, d’en comprendre le sens en étudiant des mots-clés grâce à des algorithmes préalablement étudiés et conçus spécifiquement pour une entreprise en particulier. Il va aiguiller vers les bons formulaires RH à remplir et répondre aux questions de bases. Comme fonctionnerait un système support informatique. Dans le cas de problèmes complexes, il va automatiquement alerter le niveau supérieur de résolutions d’incidents c’est à dire faire appel à une intervention humaine.
Selon Véronique Montamat, Directrice Marketing de Sopra RH, « le DRH devra développer des compétences dans la manipulation et l’éducation du robot » s’il veut réussir la transition numérique du service tout entier. Aussi, l’élaboration du contenu apporté par le chatbot et la manière dont il interagira avec les salariés devra être réfléchie en amont de manière à ne pas totalement déshumaniser le service RH et à garder l’ADN de l’entreprise.
Pour réussir la transition d’un service RH traditionnel à un chatbot répondant à vos collaborateurs, il est important de suivre quelques règles. Tout d’abord, privilégiez un chatbot à visage humain, l’idée étant que l’assistant RH virtuel puisse interagir comme le ferait un employé lambda avec n’importe lequel de vos salariés, il devra en effet pouvoir tenir des conversations et rassurer les collaborateurs. Puis, commencez le test du chatbot avec la délégation de tâches simples et répétitives sans importance majeure, le but étant de montrer à vos salariés qu’il est capable de répondre à leurs questions sur le formulaire de demande de congés, ou le renouvellement d’un badge de restauration d’entreprise, puis, petit à petit vous pourrez lui confier des tâches plus importantes comme par exemple le recueil des souhaits en formation formulés pas les salariés.
Dans une autre mesure, ces chatbots RH, fruits de l’intelligence artificielle, sont capables d’analyser des demandes émanant des employés, d’en dégager des tendances, de vous produire des graphiques et d’estimer le temps de résolution de chaque problème… mais pas seulement ! La dernière-née de l’entreprise Sopra RH, Lucy, assistante RH virtuelle, présentée au dernier salons Solution RH de 2016, est capable de vous conseiller des actions RH à mener ou encore de vous proposer un calendrier RH en cohérence avec l’analyse de votre effectif existant.
Par exemple, si l’assistant RH virtuel reçoit de nombreuses demandes sur les modalités de remboursement des notes de frais, elle sera en mesure de vous inviter à faire une nouvelle communication RH à ce sujet et au moment le plus opportun !
La RPA, Robotic Process Automation, pour assurer les tâches administratives répétitives
« Soulager le gestionnaire RH des tâches répétitives et sans valeur ajoutée permettrait de dégager du temps pour des besoins d’expertise réelle » Véronique Montamat, Directrice Marketing RH
Connaissez-vous la RPA ou Robotic Process Automation, forme d’intelligence artificielle qui vient nourrir celles des chatbots et autres robots industriels ?
La RPA est basée sur l’élaboration d’algorithmes poussés visant à l’amélioration d’un système robotique existant. Plusieurs solutions de RPA sont à l’étude et d’autres sont déjà mises en pratiques dans des secteurs très variés de par le monde. Nous pouvons citer l’exemple du secteur automobile, où des robots toujours plus perfectionnés sont aujourd’hui capables de remplacer l’humain sur plus de 80% de la chaine de fabrication d’un véhicule. Autre exemple : les caisses libre-service ou automatiques qui permettent purement et simplement de ne plus faire appel à une hôtesse de caisse.
Le dernier né des RPA a été mis en place par Amazon dans son premier magasin physique, et désormais il est possible… de partir sans payer ! Enfin presque, car un système d’IA très sophistiqué vous permet de payer en passant simplement dans un portique de sortie.
Toutes ces nouvelles formes de travail peuvent avoir un impact plus que positif sur votre gestion RH :
- Soulager vos équipes RH: archivage des documents administratifs, création de dossiers personnels en ligne, demande aux services IT la création de comptes pour les nouveaux embauchés (intranet, boîte mail, gestion des droits d’accès, signature de charte de confidentialité en ligne ou encore de politique d’utilisation des outils numériques …)
- Gestion administrative courante: réception des documents administratifs (titre de transports, arrêt maladies, demande de congés…)
- Recrutement: élaboration des contrats de travail, récupération des pièces administratives nécessaires à leur élaboration et analyse de ces éléments
- Automatiser les processus RH: meilleure gestion des pics d’activités, gestion des données RH optimisée
- Automatisation des DSN (Déclaration Sociales Nominative): Obligatoire depuis janvier 2017, la déclaration remplace et simplifie toutes les déclarations sociales en automatisant la transmission des données directement à partir des logiciels de paie au service des impôts. L’IA peut encore simplifier vos obligations sociales en automatisant leur édition et leur transmission à l’Urssaf notamment.
L’IA facteur de bien-être de vos salariés
80%, c’est le pourcentage de cadres qui estiment que l’IA améliore la productivité
L’IA au service du management
Nous avons vu que l’IA pouvait soulager vos collaborateurs RH dans la gestion de leur tâches administratives quotidiennes ou répétitives. Aussi, vos chargés et autres assistants RH se sentiront mieux et pourront dégager du temps pour d’autres missions plus épanouissantes et utiles à votre développement.
Dans une autre mesure, l’IA peut vous permettre de repérer les salariés en mal-être ou les plus enclins à aller voir chez la concurrence. Comment cela est possible ? En croisant différentes données RH, comme notamment, l’ancienneté, les différents postes occupés dans l’entreprise, la progression salariale du salarié, l’âge, le parcours académique, les besoins d’évolution ou de formation formulés année après année, les demandes de formations invalidées, les absences … et données sur le marché de l’emploi inhérent à votre domaine d’activité. L’IA est capable de vous proposer une liste de noms de salariés, les plus enclins à rechercher un autre poste ailleurs. Imaginez-vous recevoir, toutes les semaines, un mail contenant les noms des salariés « prévoyant » de démissionner ! Cet outil, peut donc se présenter comme une réelle opportunité de gestion des compétences et de la performance dans l’entreprise.
L’intelligence artificielle au service du recrutement
Selon le cabinet Forester, 16% des emplois sont menacés d’être remplacés par une IA d’ici 2030. Toutefois de nombreux emplois seront également créés pour assurer le développement et le suivi de ces IA, réévaluant donc cette disparition de postes à moins de 7%.
L’IA présente à toutes les étapes du recrutement
- Proposez des contenus dynamiques: il est possible de personnaliser les contenus des sites carrières, des applications mobiles en fonction de chaque candidat. Le but étant d’obtenir plus d’engagement de leur part et de les inciter à passer à l’acte de candidature plus facilement. De plus, il est possible de créer une réelle interaction personnalisée avec chaque utilisateur de votre site carrière. L’IA, représentée par un chatbot RH intelligent, est en mesure de répondre aux sollicitations par mail, sous forme de messages dynamiques, directement sur vote site carrière ou via votre application marque employeur. Transformez chaque expérience candidat en expérience unique grâce à l’IA et augmentez votre nombre de candidatures !
- Développez le recrutement prédictif: il est aujourd’hui possible de prévoir en analysant les données RH existantes les concordances éventuelles entre des profils et des postes à pourvoir. L’IA permet donc d’analyser les données, d’en tirer des conclusions concrètes, et ce, de manière très rapide. Il est possible de dresser une liste des compétences les plus recherchées par les internautes en quête d’un poste et d’ainsi de rédiger des annonces toujours plus pertinentes et en totale adéquation avec la cible de candidats. Sur les réseaux sociaux, il est possible de faire coïncider des profils LinkedIn ou Viadeo avec des postes vacants et de suggérer directement ces postes aux candidats. Enfin en agrégeant toutes les compétences clés évoquées par les candidats et par les offres d’emploi en ligne, l’IA est capable de produire des questionnaires d’évaluations et de recrutement très précis à destination des recruteurs. Elle est en mesure d’élaborer ces tests seulement en analysant les profils des candidats… Epatant, non ?
- Développez les entretiens vidéo automatisés: il existe des logiciels développés par l’IA qui sont en mesure de comprendre et d’analyser les mots-clés, les sentiments des candidats… Ceci semble fou mais ces logiciels, Speech-To-Text ou encore Tone Analyzer, spécialisé dans l’analyse du ton utilisé par un candidat et du sentiment qui en découle sont aujourd’hui utilisés par des entreprises pour éliminer l’entretien physique chronophage réalisé par un chargé de recrutement. Il s’agit d’une version améliorée de l’entretien Skype avec « la réalité augmentée en prime ». Véritable gain de temps et d’argent, cette première sélection vidéo automatique vous permettra de filtrer plus rapidement les bons profils, et de ne rencontrer que les meilleurs, ceux les plus en adéquation avec le poste. En parallèle de cette analyse comportementale du candidat, l’IA a développé un outil capable d’analyser et de jauger en direct les compétences des candidats, la personnalité de ce dernier ou encore ses valeurs ! Ces outils dont les plus connus restent HireVue pour les USA et VideoBio pour le Canada sont en phase d’arriver sur le marché Européen… Les recruteurs n’ont qu’à bien se tenir et vite se diversifier s’ils ne veulent pas se voir remplacer par des machines intelligentes !
Formation et IA font bon ménage
L’école 42 développe des boîtes conversationnelles intelligentes permettant à l’homme de dialoguer avec la machine pour lui demander, des conseils, se former et apprendre.
L’intelligence artificielle révolutionne le système des formations en entreprises
Tout d’abord, lors de l’intégration d’un nouveau salarié, il est plus évident de le former à sa nouvelle fonction, aux valeurs de l’entreprise en fonction de son profil, de sa vitesse d’apprentissage et du poste intégré.
Et pour cause, via l’intelligence artificielle, il est dorénavant possible d’éditer des contenus spécifiques de formations, pour chacun de vos salariés et de les faire avancer à leur rythme de manière personnalisée en vérifiant les étapes d’apprentissage de façon très précise.
Vous pouvez utiliser des contenus dynamiques et différents supports visuels ou encore audio pour mettre l’apprenant dans une situation adéquate d’intégration et d’assimilation en profondeur de vos méthodes et autres outils de fonctionnement internes.
Dans une autre mesure, l’intelligence artificielle peut vous aider à mieux mettre en pratique votre politique de formation. Elle vous permettra d’analyser les besoins en formations de vos employés de manière très approfondie et d’ainsi anticiper les besoins futurs, de les organiser dans le temps en fonction des profils de vos salariés et de vos contraintes budgétaires.
L’IA est donc en mesure de prévoir, en fonction des profils des salariés, de leur poste, leur ancienneté dans l’entreprise, leur compétences clés, leurs futurs besoins en formation ! Il sera désormais possible de déléguer le long travail de comptabilisation des formations à un assistant RH virtuel, qui sera en charge de faire remonter les besoins des salariés. Comment cela peut-il se présenter ? Ce robot virtuel sera accessible aux collaborateurs d’une société et enregistrera leurs demandes, sensations et raisons des demandes de formations et vous fera ainsi gagner un temps précieux dans le recueil et la remontée de ces données.
En outre, il n’est pas toujours évident de se livrer à son manager lorsque par exemple on souhaite une formation sur l’organisation, le perfectionnement en anglais ou sur Excel. Il sera alors plus simple pour un salarié de se livrer face à une machine !
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