Comment réduire les délais de recrutement sans nuire à la qualité des profils ?

 Un des grands dilemmes de tout recrutement, c’est de trouver le meilleur compromis possible entre le temps investi et le résultat obtenu. Que ce soit en cabinet ou en entreprise, les pertes de temps ne manquent pas de retarder les processus de recrutement. Il peut aussi parfois subsister une tendance à repousser le moment où l’on prendra la décision.

« Nous n’avons peut-être pas diffuser assez largement notre offre », « J’hésite encore entre ces deux candidats », les prétextes poussant à « procrastiner » peuvent être nombreux. Il faut dire que la décision n’est pas des moindres : recruter, c’est avant tout faire un pari. Choisir un candidat, cela implique de dire non à tous les autres. Ainsi, il faut pouvoir réserver un maximum de temps à la prise de décision, et optimiser le temps passé à faire autre chose.

Se mettre d’accord au préalable sur les critères de sélection

Selon une récente étude Robert Half, 65 % des RH peuvent laisser partir des bons candidats parce qu’ils mettent trop de temps à prendre la décision de les recruter ou non.

Des objectifs bien définis réduisent le temps pour prendre une décision

Une grande partie du processus se joue en amont du recrutement, avant même d’avoir diffusé la moindre annonce. Pour être certain de ne pas créer de moment de flottement ou d’indécision lorsque des choix doivent être faits, il est nécessaire de se mettre collectivement d’accord sur les critères de sélection. En clair, il faut définir aussi précisément que nécessaire le candidat idéal attendu pour le poste. Attention, cela ne veut pas dire que la personne choisie devra obligatoirement remplir toutes les conditions pour être engagée, ne tombons pas dans le travers de la recherche du mouton à cinq pattes ! Cela permettra en revanche de situer les candidats bien plus aisément par rapport au poste. L’idéal est de pondérer chaque critère en fonction de son importance pour le poste. Une fois que les critères seront clairs, vous serez bien plus efficace dans le choix des cibles de diffusion, le tri des CV, l’évaluation des compétences des candidats, et bien sûr dans la prise de décision finale. Tout l’objectif de cette méthode est de réduire au maximum l’indécision dans tous les choix devant être pris, au sens large.

Utiliser un outil digital de gestion du processus de recrutement

Selon un récent baromètre RH Bodet Software, les RH déclarent que les deux principaux avantages de la digitalisation RH sont le gain de temps (28,8 %) et le meilleur partage des informations (28,1 %).

Digitaliser plusieurs aspects de son processus de recrutement, c’est consacrer plus de temps à l’analyse des profils 

Un levier stratégique qui permet de réduire considérablement le temps passé sur les recrutements de façon général : le logiciel de recrutement. Il peut nous faire gagner considérablement du temps sur plusieurs aspects :

• La multidiffusion : aujourd’hui, il existe des dizaines de sites sur lesquels il est possible de poster ses offres d’emploi. Plusieurs logiciels permettent de diffuser une annonce en un clic sur des dizaines et des dizaines de plateformes web, réseaux sociaux compris. Bien sûr, cela n’empêche pas de devoir rester actifs sur ces derniers, pour répondre aux sollicitations des potentiels intéressés. Une astuce simple est d’intégrer un lien vers une annonce postée sur le site de l’entreprise, ce qui permet de rediriger tout le monde au même endroit, et ainsi de faire converger les CV. Le logiciel de recrutement Cegid Digitalrecruiters vous offre un choix parmi des centaines de sites emploi différents, gratuits ou payants pour diffuser vos offres. En l’utilisant, vous gagnez un temps considérable dans la mesure où en quelques clics seulement vous multidiffusez vos offres sur plus de 600 sites emploi et plus de 2 500 sites écoles !

• La centralisation des candidatures : un logiciel dédié évitera de devoir gérer manuellement toutes les réponses des candidats : il s’agit de supprimer de nombreuses petites tâches, qui, prises séparément, sont négligeables, mais mises bout à bout et multipliées par le nombre de candidatures, prennent un temps considérable au total (rédiger une réponse à chaque envoi de CV, importer le CV en local, le classer dans le dossier adéquat, etc.).
• Le tri des CV : l’utilisation de logiciels dans le tri de CV est un grand classique désormais. Les différents algorithmes généralement proposés sont maintenant très efficaces. Que ce soit par simple recherche de mots-clés, ou via un formulaire dédié rempli au préalable par les candidats, le gain de temps peut être phénoménal, cette étape étant généralement très fastidieuse et longue.
• Les outils d’évaluation : là aussi, les gains peuvent être considérables sur de grands volumes de candidats notamment. Tests, questionnaires, ou exercices de mises en situation, la digitalisation permet de gagner du temps dans le traitement de résultats, qui est maintenant très automatisé, allant jusqu’à produire des rapports préremplis pour certaines solutions.

Diffuser de façon « chirurgicale » et privilégier la pré-qualification téléphonique

Selon une enquête Interbrand, les RH déclarent que les principales difficultés actuelles du sourcing sont l’explosion du nombre de données et la complexité à les traiter.

Épargnez-vous du tri inutile en ciblant intelligemment votre sourcing

Un autre compromis que tous les recruteurs cherchent en permanence, c’est celui du nombre suffisant de candidatures. Dans la diffusion, il sera nécessaire d’être précis dans les cibles que nous visons. Ici, tout dépendra du poste et de l’entreprise : par exemple, si vous recrutez des profils juniors, les réseaux sociaux de dernière génération comme Instagram, Snapchat ou encore Tiktok peuvent être un moyen intéressant d’attirer des candidatures. Il existe également de nombreux sites spécialisés dans des domaines particuliers, comme l’informatique, ou la communication par exemple. Dans les annonces, il faudra veiller à indiquer les critères rédhibitoires, comme par exemple une fourchette de rémunération, laquelle rappelons-le est obligatoire pour diffuser une annonce sur le Pôle Emploi ou l’Apec, ou encore un niveau d’expérience minimal si ce dernier point est crucial pour le poste.

La pré-qualification téléphonique peut également être plus approfondie. Cette dernière est parfois sous-utilisée en recrutement, alors qu’elle permet parfois d’effectuer une pré-sélection très pertinente, faisant ainsi gagner du temps aux deux parties ! Des éléments simples comme le salaire, la motivation, ou encore l’explicitation de certains points du CV peuvent être faits au téléphone. Il faudra bien sûr veiller à appeler les candidats à des moments opportuns, et rester ouvert à ceux qui demanderaient d’être rappelés à un autre moment. Pour optimiser la prise de contact, il ne faut également pas hésiter à contacter le candidat via plusieurs canaux (e-mail, téléphone, sms, etc.), et le relancer plusieurs fois si nécessaire. Notez par ailleurs que certaines solutions de recrutement intègrent nativement la possibilité de contacter les candidats par ces différents canaux, et ce de manière personnalisée. 

Trop d’évaluation tue l’évaluation

Mieux vaut un ou deux dispositifs de sélection bien menés qu’un millefeuille d’épreuves avec peu de valeur ajoutée

Évaluer la capacité du candidat à occuper un poste, c’est bien sûr fondamental dans un processus de recrutement. Cependant, il ne faut pas chercher à trop en faire. Les traditionnels « millefeuilles » d’épreuves n’ont bien souvent pas énormément de valeur ajoutée. Certes, vous en saurez toujours un peu plus sur vos candidats en leur faisant passer plusieurs épreuves, ou plusieurs tests supplémentaires, mais vous devez les utiliser intelligemment. Par exemple, faire parvenir un test à votre candidat en amont de le contacter, peut être un moyen de réaliser un premier filtre sur la base de compétences techniques indispensables. 

Excepté dans le cas où le poste serait extrêmement sensible, décisif pour l’organisation, ou que vous recherchiez un profil vraiment particulier, un simple entretien d’embauche mené avec une méthodologie rigoureuse, suivi d’un ou deux tests suffiront largement dans la plupart des cas. De plus, cela permet d’éviter de faire fuir les talents, qui n’aiment pas être passés à la loupe pendant des journées entières.

Toutes ces astuces ne sacrifieront en rien la qualité des candidatures retenues, et peuvent même, dans certains cas, l’améliorer considérablement. L’idée principale est de mener son processus de recrutement avec toujours plus de précision : savoir ce que l’on cherche, comment on le cherche, et comment on sélectionne. C’est d’ailleurs pour cela que beaucoup de l’efficacité du processus se joue en amont. À partir du moment où tous ces éléments seront définis, il sera beaucoup plus aisé de mettre en œuvre son recrutement. D’où l’importance d’investir du temps à formaliser le besoin : du temps qui sera amplement gagné par la suite !

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