Comment réussir un entretien de recrutement en visio ?

Passer un entretien de recrutement en visio relevait de l’inconcevable il y a encore quelques années. Depuis la pandémie de Covid-19, cette pratique s’est répandue pour éviter des retards dans les processus de recrutement. De plus, de plus en plus de postes sont proposés dorénavant en distanciel, voire en 100 % remote, justifiant de mener également l’entretien de recrutement en visio. L’entretien en visio est aussi un bon moyen de gagner du temps dans le processus de recrutement.

“35 % des entreprises ont mené des entretiens d’embauche en visioconférence en 2021”(source : Pratiques de recrutement des cadres – APEC, 2021)

Pourquoi l’entretien en visio est aussi un moment de valorisation de la marque employeur important ?

L’entretien en visio n’est plus forcément choisi à défaut d’une rencontre réelle. Il est souvent une des premières étapes, avant d’aller plus loin dans le processus. Sa réussite côté recruteur influence grandement la motivation du candidat. Si l’expérience de ce dernier est positive, elle limite aussi le taux d’abandon en cours de recrutement.

La maîtrise des outils numériques – et notamment la visio – touche votre marque employeur. Vous donnez l’image d’une entreprise moderne et agile, qui sait utiliser les techniques à sa disposition pour fluidifier les échanges.

L’entretien en visio n’est cependant pas sans inconvénients, au premier rang desquels l’absence de contact réel du candidat avec les locaux et l’ambiance de l’entreprise pour laquelle il postule. Il faut donc réussir à retranscrire ces valeurs et cette atmosphère dans l’entretien pour favoriser une expérience candidat riche et motivante.

L’autre inconvénient est le biais cognitif introduit par la visio : nos comportements sont légèrement différents face à la caméra. Pour le candidat, le fait d’être derrière son écran peut être moins intimidant qu’en face à face. Pour le recruteur, le décryptage de la communication non verbale est plus difficile en visio qu’en réel.

Nos conseils aux recruteurs pour réussir un entretien visio

La préparation de l’entretien de recrutement en visio est primordiale pour qu’il soit efficace, mais aussi pour apporter une expérience positive au candidat. 

1. Soignez la planification de l’entretien

Le must est de proposer au candidat un lien de type Calendly ou sur le modèle de Doctolib  pour prendre rendez-vous pour l’entretien. Vous éviterez ainsi une fastidieuse gestion de mails et de relances, surtout si plusieurs participants doivent être présents côté recruteur.

De plus, cette organisation fluidifiera le parcours du candidat en valorisant votre marque employeur avec une image d’entreprise innovante et à la page

2. Aidez le candidat à préparer son entretien de recrutement en visio

Côté candidat, envoyez un mail d’invitation récapitulatif avec tous les détails du meeting, les différentes étapes, la durée, les thèmes qui pourront être abordés… N’hésitez pas à prévoir un ou deux mails ou SMS de rappel quelques jours avant, voire le matin de l’entretien. 

Vous permettrez ainsi au candidat d’éviter un oubli et marquez l’intérêt que vous avez à le rencontrer. Pour éviter le “no-show”, proposez à vos candidats d’annuler ou de reporter leur entretien en précisant les modalités sans culpabilisation.

3. Utilisez votre ATS pour mener l’entretien

Côté recruteur, n’hésitez pas à utiliser les possibilités offertes par votre ATS. Vous pouvez préparer une scorecard pour favoriser un recrutement plus objectif. Pendant l’entretien lui-même, gardez un onglet de votre ATS ouvert, avec tous les éléments à porté. Vous aurez ainsi toujours sous les yeux le récapitulatif de la candidature, mais aussi les commentaires des recruteurs ou managers si vous travaillez en mode collaboratif sur cette embauche.

Enfin, et si vous utilisez Cegid Digitalrecruiters, souvenez-vous que vous avez la possibilité de laisser vos candidats choisir le créneau d’entretien qui leur convient grâce à notre ATS 😉

4. Apprenez à pitcher votre entreprise

Contrairement à l’entretien en présentiel, le rendez-vous en visio ne permet pas au candidat d’appréhender la culture de l’entreprise, l’ambiance et les codes informels qui y règnent. Ce sera à vous de valoriser ces aspects et mieux vaut s’y préparer.

Rédigez et répétez un pitch en 1 ou 2 minutes pour présenter l’entreprise, ses valeurs, ses objectifs, etc. Cette étape est primordiale pour laisser une excellente première impression à vos candidats. En effet, vous aussi vous devez aussi convaincre !

5. Choisissez un lieu positif

Toujours dans l’optique d’aider le candidat à se projeter dans les locaux de l’entreprise, menez votre entretien de recrutement en visio dans un environnement positif et chaleureux. Évitez les salles de réunion impersonnelles et privilégiez plutôt votre bureau si les conditions de lumière et d’intimité sont remplies.

Vous pouvez aussi opter pour un open space sain et pas trop bruyant ou un lieu de passage au sein de l’entreprise pour montrer la vie et les échanges au sein de votre entreprise. Mais notez bien que cela ne doit pas nuire à la qualité de la conversation (un micro-casque de qualité sera dès lors tout à fait indiqué).

Quel que soit l’endroit choisi, évitez d’utiliser un arrière-plan flouté ou factice qui donne l’impression au candidat qu’il est inopportun.

6. Anticipez le no-show et les problèmes techniques

Le no-show est le fait de ne pas se présenter à l’entretien, que ce soit volontairement ou non ou encore à cause de problèmes techniques. Évitez les oublis en envoyant des sms ou mails de rappel au candidat (cette fonctionnalité existe dans la plupart des ATS).

Côté technique, privilégiez les outils de visioconférence sans installation et qui fonctionnent directement dans un navigateur Internet (Teams, Meet, Zoom…). Dans tous les cas, testez votre matériel avant de commencer !

7. N’oubliez pas de débriefer après l’entretien

Si vous travaillez en mode collaboratif, mettez le replay de l’entretien à disposition des managers dans une plateforme dédiée et facile d’accès. Ainsi, ils pourront donner leur avis sur chaque candidat et le processus de recrutement pourra avancer plus rapidement.

Check-list pour un entretien de recrutement en visio efficace

Un entretien de recrutement en visio efficace se déroule à peu près de la même manière qu’un rendez-vous en présentiel, avec quelques variantes à prendre en compte. Voici une check-list pour vous assurer de ne rien oublier.

Préparez l’entretien en amont

• Choisissez un environnement adéquat et un fond adapté pour l’entretien, en évitant l’arrière-plan flouté ou factice qui indique que vous souhaitez cacher ou masquer la réalité de votre environnement de travail.
• Testez votre matériel (webcam, micro, connexion internet, plateforme de visio).
• Envoyez le lien pour l’entretien en visio aux candidats en amont du rendez-vous.
• Prévoyez une alternative en cas de problème technique.

Créez un climat de confiance en visio

• Accueillez le candidat et demandez-lui si les conditions d’écoute sont bonnes de son côté.
• Expliquez au candidat le déroulement de l’entretien et présentez les autres participants le cas échéant.
• Prévenez le candidat que l’entretien est enregistré si c’est le cas.
• Posez vos questions pour évaluer les compétences du candidat et écoutez attentivement ses réponses. 
• Tenez compte d’un éventuel temps de latence dû à la qualité de la connexion.

• Évitez les distractions pendant l’entretien (mettez votre ordinateur et votre téléphone en mode “ne pas déranger”).
• Adaptez votre langage et votre communication non verbale à la visio (regard, diction correcte…). Faites attention aux bruits parasites (clavier, stylo, feuilles de papier…).

Concluez l’entretien de recrutement en visio

• Récapitulez les points clés de l’entretien.
• Demandez au candidat s’il a des questions.
• Informez le candidat sur la suite du processus de recrutement.
• Après la visio, envoyez un mail de remerciement au candidat.

L’utilisation d’un ATS facilite grandement la tenue d’entretiens de recrutement en visio. Il vous permettra de gagner du temps et de vous concentrer sur l’essentiel : la rencontre avec un potentiel futur collaborateur !

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