Comment réaliser une fiche de poste parfaite ? + Exemple à télécharger

Loin d’être une simple formalité, la fiche de poste est un élément important de la relation entre employeur et salarié, bien avant son recrutement. Elle décrit précisément les missions du collaborateur, mais aussi le profil requis. C’est pourquoi la fiche de poste est bien souvent un moyen simplifié d’échanger autour d’un recrutement entre DRH et managers métier. Ces derniers s’en servent aussi pour formaliser une demande de recrutement. La fiche de poste est devenue une véritable antichambre de l’offre d’emploi et une part significative de son contenu se retrouvera d’ailleurs dans cette dernière. Il est donc important de soigner son élaboration et de bien rédiger la fiche de poste.

Comment bien préparer une fiche de poste ?

Bien que facultative, la fiche de poste est essentielle dans la relation entre employeur et salarié. Selon Pôle Emploi, elle décrit les caractéristiques du poste et de son environnement. Véritable outil de légitimité d’un collaborateur au regard de ses missions et de ses responsabilités, elle doit être rédigée avec soin.

Avant toute chose, analyser le poste

La fiche de poste est une description factuelle du poste : elle doit donc refléter la réalité des missions au moment de sa rédaction. Pour bien la préparer, l’employeur devra commencer par une analyse approfondie du poste. Elle doit explorer plusieurs aspects, depuis l’intitulé du poste jusqu’aux conditions de travail en passant par les missions et le profil requis pour occuper le poste.

Le risque majeur de la fiche de poste est d’être déconnectée de la réalité, notamment si elle est rédigée uniquement par les DRH ou la direction. Pour éviter cela, il est primordial d’aller au plus près du terrain.

Collaborer avec le manager direct

Les connaissances et les attentes des responsables seront à compléter par un entretien approfondi avec le manager direct du poste. Ce dernier est en effet le mieux placé pour donner des informations très utiles sur la réalité des missions ou sur des particularités.

Laissez l’opportunité au manager direct de faire des recommandations sur certains champs de la fiche de poste, comme les qualités personnelles ou relationnelles du collaborateur. Son intervention peut aussi éviter de rechercher le “mouton à cinq pattes”, un profil idéal, mais qui ne correspond pas forcément à la réalité.

Le rôle de la fiche de poste dans le processus de recrutement

La fiche de poste est souvent utilisée par les directions des ressources humaines pour la gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC). Mais elle est aussi utile dans le cadre d’un recrutement, puisqu’elle permet de savoir quel type de candidat il faut rechercher.

L’établissement de la fiche de poste avant même le recrutement donne en effet une base de ciblage au recruteur en termes d’expérience attendue du candidat, de ses formations ou de ses qualités. Il s’agit d’une véritable base de travail sur laquelle RH et manager peuvent échanger pour définir un objectif de recrutement précis.

La fiche de poste permet de standardiser les demandes de recrutement et de raccourcir les délais, en choisissant par exemple de la dématérialiser depuis un ATS (la demande de recrutement digitale). En effet, le traitement et la validation des demandes sont alors facilités et plus rapides.

L’ATS permet également de recruter en mode collaboratif tout au long du processus de recrutement autour de la fiche de poste qui sert de média d’échange.

Ce que doit absolument contenir la fiche de poste idéale

Il n’y a pas véritablement de fiche de poste type, mais certains éléments sont incontournables.

Le contexte du poste

Il décrit l’environnement de travail, l’effectif de l’entreprise et de l’équipe. On y trouve :

• La description de l’entreprise ;
• Le nom du service ou de l’équipe de rattachement du poste ;
• Les missions du service ou de l’équipe dans laquelle s’intégrera le poste ;
• La position du poste dans l’organigramme ;
• Les relations hiérarchiques et fonctionnelles du poste, à savoir avec qui le collaborateur devra travailler, avec qui il doit communiquer et à qui il doit rendre compte.
• Les relations externes à l’entreprise (clients, fournisseurs, partenaires…).

L’identification du poste

C’est la présentation factuelle du poste. Elle contient :

• La date d’arrivée souhaitée ;
• Le motif du recrutement (création de poste ou remplacement) et s’il s’agit d’un recrutement interne ou externe ;
• L’intitulé du poste ;
• La nature du contrat (CDI, CDD, stage ou alternance, intérim, autre…) ;
• Le statut (ouvrier, ingénieur, employé, technicien, cadre…) et le cas échéant l’échelon ou le grade ;
• Le temps de travail (plein ou partiel et à quel pourcentage) ;
• La localisation du poste ;
• La rémunération du poste et l’indication s’il s’agit d’un fixe ou d’un variable, ainsi que les primes éventuelles ;

Les missions et responsabilités

Elles occupent l’essentiel de la fiche et on les retrouve dans l’offre d’emploi. Distinguez les missions principales des activités plutôt secondaires ou moins fréquentes. Il s’agit notamment de décrire :

• Les missions principales, celles que le salarié sera amené à réaliser fréquemment ;
• Les missions secondaires ;
• Les responsabilités et notamment l’encadrement d’une équipe ou d’un projet.

Les compétences et aptitudes

Ces éléments alimenteront aussi l’offre d’emploi. Ne vous limitez pas aux compétences. Précisez également les qualités attendues et les aptitudes professionnelles (par exemple l’encadrement).

• Diplômes ou formations requis ;
• Expérience attendue (en nombre d’années ou en profil junior, senior, confirmé…) ;
• Compétences techniques (par exemple maîtrise de tel logiciel ou de telle langue) ;
• Aptitudes professionnelles (encadrement, gestion de projet…) ;
• Savoir-être (rigueur, ponctualité, autonomie…).

Outil des RH pour gérer les compétences, la fiche de poste est aussi un élément essentiel dans le processus de recrutement. Même si elle n’est pas obligatoire, elle est néanmoins très répandue dans les entreprises pour formaliser et encadrer les missions des collaborateurs. N’oubliez pas enfin que la fiche de poste est évolutive et qu’elle doit suivre les modifications, qu’il s’agisse de missions, de responsabilités ou de tâches en plus ou en moins.

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