Comment choisir un ATS pour bien recruter ?

ATS. Derrière ces trois lettres se cache un outil capable de révolutionner votre service des ressources humaines. En réalité, c’est même plus qu’un outil, car déployer un logiciel professionnel pour optimiser votre recrutement va aussi transformer votre organisation de l’intérieur. C’est une transformation digitale, organisationnelle et humaine qui vise à fluidifier, simplifier et valoriser vos recrutements. De quoi gagner du temps, de l’argent, de meilleurs candidats, une meilleure image, mais aussi la possibilité de mieux répartir vos ressources et éviter les tâches manuelles et chronophages démotivantes. Pour savoir comment choisir un ATS pour bien recruter, vous êtes au bon endroit !

Qu’est-ce qu’un ATS et comment il fonctionne ?

ATS signifie Applicant Tracking System, ou « système de suivi des candidats » en français. Il s’agit d’un logiciel professionnel réservé aux ressources humaines qui vise à optimiser le travail de recrutement. Il va d’ailleurs au-delà du simple recrutement, car un ATS est capable de gérer toute la chaîne de valeur allant de l’offre d’emploi à l’intégration de la nouvelle recrue en passant par le sourcing, la multidiffusion des offres d’emploi, l’analyse automatique des candidatures et la gestion des communications, des entretiens et de la collaboration interne. 

Un ATS est déployable dans toutes les organisations, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, de la TPE au grand groupe multinational en passant par une association ou un service public. Le fait que 99 % des entreprises du classement Fortune 500 utilisent des ATS illustre l’importance de cet outil.

Pourquoi utiliser un ATS ?

Choisir un ATS est un changement de paradigme pour votre organisation, et les raisons qui poussent la plupart des entreprises à en utiliser un sont nombreuses :

• Un outil en mode SaaS accessible depuis un simple navigateur : aujourd’hui, vous n’avez pas besoin de faire venir un consultant qui doit travailler pendant des semaines sur votre infrastructure technique et la gestion de vos données afin d’installer localement un logiciel de recrutement. La plupart des ATS sont disponibles depuis n’importe quel navigateur et n’importe quel terminal. Ce sont des plateformes interopérables capables de se connecter avec tous les outils existants très facilement.
• Des flux de travail automatisés : un ATS rationalise le processus de collecte et d’importation des CV des candidats, de publication des offres d’emploi, de planification des entretiens et des e-mails, notifications, et sélection des candidats. Vos équipes ne perdent plus de temps sur des tâches qui peuvent s’automatiser et être traitées en temps réel.
• Un processus d’acquisition des talents à l’efficacité mesurée : un ATS possède des fonctions d’analyse qui vous donnent un aperçu du temps et des efforts que vous consacrez au recrutement des équipes. L’analyse des KPI de sourcing et de recrutement peut vous aider à détecter les problèmes dans votre processus de recrutement, et à adapter les meilleures pratiques.
• Des données stockées en toute sécurité : vous pouvez créer un vivier de talent facilement activable lorsqu’un poste se libère et éviter ainsi de perdre des talents potentiels. Un ATS conserve la liste de tous les postes vacants et de toutes les candidatures, de sorte que vous pouvez facilement accéder à n’importe quelle personne de votre vivier de talents.
• Des embauches simplifiées : l’expérience candidat est fondamentale dans le processus de recrutement. Avec un ATS, vous pouvez créer un site carrière pour votre organisation, y compris si vous êtes présent dans plusieurs pays ou si vous disposez de plusieurs marques, magasins ou établissements. Votre ATS grandit avec vous et s’adapte à tous vos besoins de recrutement, qu’il s’agisse d’un contrat court de quelques jours en urgence ou d’un CDI pour un membre du comité de direction au profil très recherché.

Sur quels critères choisir son ATS ?

Il existe beaucoup d’options pour choisir un ATS. Toutefois, avant de vous précipiter, il est toujours utile de formaliser vos besoins dans un document afin de s’assurer de ne rien oublier. Ce travail devrait d’ailleurs être réalisé avec un petit groupe pluridisciplinaire qui inclut le service RH, mais aussi la DSI et la communication afin d’avoir une vision du sujet à 360 degrés.

Sur l’évaluation de vos besoins en matière de recrutement

Quels sont vos points de blocages ? Est-ce une question de qualité des candidatures ? De manque de temps ? De mauvaises expériences vécues par vos candidats ? De recrutements qui n’ont pas été à la hauteur ? Une connaissance claire des problèmes que vous voulez résoudre ou des améliorations que vous souhaitez apporter à votre processus de recrutement vous aidera à évaluer plus judicieusement les caractéristiques de chaque logiciel que vous décidez d’analyser et de tester.

Sur votre budget

Déployer un ATS peut vous rapporter de l’argent en apportant efficience et productivité dans votre service RH. En investissant dans le bon logiciel, vous pouvez réduire vos coûts de fonctionnement grâce à une automatisation grandissante de certaines parties du processus de recrutement. Un ATS vous permet aussi de limiter le risque d’un mauvais recrutement, ce qui coûte très cher. Enfin, un logiciel métier est indispensable pour accélérer vos recrutements et répondre à une hausse soudaine de votre activité. Pour ne pas perdre vos clients et rester compétitif, vous avez besoin des bonnes ressources. Voilà pourquoi, il est important de ne pas uniquement considérer le prix d’une licence dans votre budget, mais bien de ce qu’un ATS peut vous apporter.

Sur l’amélioration de votre processus de recrutement

Ne cherchez pas un ATS pour simplement gérer vos candidatures entrantes. Pour mener à bien votre processus de recrutement, vous devez aller plus loin afin de gagner en agilité, grâce à des fonctionnalités clés :

• Une expérience utilisateur exceptionnelle avec un logiciel intuitif et facile à utiliser au quotidien, à la fois pour vos équipes en interne, mais aussi pour les candidats eux-mêmes. Est-il adapté aux smartphones ? Offre-t-il des fonctions utiles qui accélèrent le processus de candidature ? Est-ce possible de postuler à une offre d’emploi en un clic ? Comment filtrer les annonces facilement ? Ce ne sont là que quelques questions à prendre en considération pour juger l’UX et l’UI de votre futur outil.
• Un outil d’analyse complet pour mesurer les activités de recrutement et connaître les performances du processus afin de l’améliorer en permanence. Choisissez un ATS qui offre des rapports personnalisés, interactifs et mis à jour en temps réel pour accéder facilement à vos indicateurs clés de succès et mettre en place un processus de recrutement de premier ordre.
• Un logiciel qui évolue : un ATS va vivre à vos côtés pendant plusieurs années. En matière de logiciel, et de recrutement, les choses évoluent et des tendances naissent et meurent tous les ans. Il est donc important que votre logiciel soit capable de s’adapter avec des mises à jour régulières et des améliorations continues.
• Des fonctionnalités premium : la plupart des ATS offrent des fonctions de base, mais il serait vraiment dommage de passer à côté de fonctionnalités avancées que seuls certains logiciels incluent et qui peuvent vraiment faire la différence. C’est notamment le cas du recrutement pour des entreprises multisites, la présélection automatique des candidats, l’utilisation de l’intelligence artificielle pour évaluer les candidatures grâce au parsing et au matching, des entretiens vidéo en direct ou en différé, des outils de collaboration, la multidiffusion d’offres d’emploi sur plusieurs sites d’emploi, la conception de parcours candidat sur mesure, etc.

Vous voilà à présent bien équipé pour choisir le bon ATS afin de recruter vos futurs collaborateurs. Nous avons toutefois un dernier conseil à partager : si un ATS est un outil, il ne faut pas oublier les équipes qui sont derrière l’éditeur. Vous ne devriez pas choisir uniquement un logiciel, mais bien une solution avec des humains capables de vous accompagner, de vous guider et de vous challenger, et qui puisse être partie prenante de la réussite de votre service RH.

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