Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à utiliser des logiciels de recrutement. Et pour cause, un ATS vous permet de sélectionner le candidat idéal en un minimum de temps. En effet, cet outil de suivi des candidatures améliore votre processus de recrutement en réduisant son coût et son délai.
Dans cet article, vous allez découvrir les 6 grands avantages qu’offre un ATS pour vos recrutements : gain de temps pour les recruteurs grâce à l’automatisation d’actions chronophages, centralisation et sécurisation des données, etc. Nous ferons ensuite le point sur les 8 fonctionnalités clés d’un bon ATS afin de vous aider à choisir la meilleure solution de recrutement pour votre organisation.
Qu’est-ce qu’un ATS recrutement (Applicant Tracking System) ?
Un ATS recrutement (Applicant Tracking System) est un système de suivi des candidatures. Ce type de logiciel permet à une entreprise de gérer efficacement l’ensemble des étapes d’un processus de recrutement : de la publication de l’offre d’emploi jusqu’à l’embauche d’un talent.
Sachez que l’utilisation d’un ATS recrutement au sein d’une entreprise permet d’automatiser de nombreuses tâches : publication et diffusion des annonces, collecte et stockage des informations liées aux candidats, tri et filtrage des candidatures, etc. S’équiper d’un logiciel de recrutement fait donc gagner un temps précieux aux recruteurs et optimise la procédure de sélection des candidats (source ; wikipédia). De plus, un ATS offre des fonctionnalités qui permettent d’analyser et d’optimiser les performances globales de vos recrutement : suivi des sources de candidatures, taux de conversion, etc.
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Quels sont les avantages à utiliser un ATS pour vos recrutements ?
1. Gain de temps
Un ATS est une solution numérique qui vous permet de gagner beaucoup de temps. En effet, l’utilisation d’un logiciel de suivi des candidatures vous donne accès à plusieurs outils qui prennent le relais sur des tâches chronophages, telles que :
- la multidiffusion des offres d’emploi → la diffusion native des offres d’emploi sur les jobboards les plus pertinents vous fait gagner un temps précieux. Fini la diffusion manuelle de chaque annonce sur plusieurs canaux de sourcing afin de trouver le meilleur talent pour le poste à pourvoir ;
- l’automatisation des actions de communication avec les candidats → un ATS se charge de rappeler automatiquement les rendez-vous d’entretien d’embauche aux candidats. Et grâce au matching des annonces avec les candidatures en base de données, vous gagnez également du temps concernant l’activation de votre vivier de candidats ;
- la gestion des candidatures → certains ATS proposent la mise en place de to do list intelligentes avec une programmation de rappels pour éviter tout oubli et optimiser votre organisation.
2. Réduction des délais de recrutement
L’utilisation d’un ATS réduit les délais de recrutement, car cette solution numérique permet d’optimiser chaque étape du processus. En effet :
- les outils de filtrage intégrés à un ATS recrutement vous permettent de présélectionner, en un temps record, les meilleurs profils de candidats ;
- l’automatisation des actions de communication que propose un logiciel de recrutement améliore l’expérience candidat et le taux d’engagement ;
- la centralisation des données et la collaboration de l’ensemble des acteurs du recrutement augmentent l’efficacité du processus de sélection ;
- l’analyse de données chiffrées permet à votre entreprise d’optimiser chaque processus de recrutement.
3. Amélioration de l’attractivité du poste auprès des candidats
Voici pourquoi avoir recours à un ATS, lors d’un processus de recrutement, permet d’attirer plus de candidatures qualifiées :
- l’UX (expérience utilisateur) de votre site carrières et l’anatomie de vos pages d’annonces sont optimisés, ce qui incite les talents à passer à l’action ;
- les candidats n’ont plus à remplir des formulaires à rallonge avec des questions inutiles pour postuler. Beaucoup de logiciels de recrutement proposent, par exemple, la candidature en un clic et le parsing de CV ;
- la multidiffusion de vos offres d’emplois sur les jobboards les plus adaptés améliore le sourcing et attire ainsi un maximum de trafic sur vos annonces.
4. Travail collaboratif depuis l’ATS
La plateforme centralisée que représente un ATS facilite le travail collaboratif et améliore ainsi la qualité globale du recrutement. En effet, grâce à cette solution numérique, l’ensemble des professionnels en charge du recrutement :
- ont accès à toutes les candidatures ;
- peuvent programmer facilement les entretiens en fonction des disponibilités de chacun ;
- partagent, en temps réel, leurs notes et commentaires, ce qui facilite la communication et la prise de décision collective.
5. Centralisation et sécurisation des données des candidats
L’utilisation d’un ATS vous permet de stocker l’ensemble des informations liées à votre processus de recrutement, de façon centralisée et sécurisée. Vous réduisez ainsi le risque de perte d’informations personnelles des candidats et respectez le règlement général sur la protection des données (RGPD). En effet, avec un ATS recrutement :
- toutes les données sensibles sont protégées ;
- vous bénéficiez d’un portail candidat sécurisé afin que ces derniers puissent facilement modifier ou supprimer leurs données personnelles ;
- vous pouvez configurer des autorisations d’accès pour la consultation des données des candidats, etc.
6. Reporting pour optimiser la stratégie de recrutement
L’utilisation d’un ATS vous permet d’avoir accès à des données essentielles pour analyser minutieusement votre stratégie de recrutement, telles que :
- les meilleurs canaux de sourcing ;
- le délai de traitement des candidatures ;
- le taux de conversion à chaque étape du processus de recrutement, etc.
L’ensemble de ces rapports vous permet ensuite d’identifier les points à optimiser dans votre processus de recrutement. Ceci afin d’attirer plus de candidats qualifiés et de sélectionner les meilleurs talents en un minimum de temps.
Quelles sont les fonctionnalités clés d’un bon ATS ?
1. Gestion et diffusion des annonces
Une des fonctionnalités clés d’un bon ATS recrutement est la gestion et la diffusion des annonces. En effet, votre logiciel de recrutement doit vous permettre :
- de créer et de personnaliser vos offres d’emplois grâce à des modèles. Ceci afin de rédiger des annonces attractives ;
- de diffuser vos annonces sur différents sites d’emploi en seulement quelques clics ;
- de suivre et d’analyser les canaux de diffusion les plus performants pour optimiser votre stratégie de recrutement.
2. Administration du site carrières
Un ATS performant doit inclure une fonctionnalité d’administration fluide de votre site carrières. Ceci afin de mettre en avant les valeurs de votre entreprise et de votre marque employeur pour engager et qualifier le maximum de candidats. Une bonne administration de site carrières passe par :
- la personnalisation ;
- la gestion du contenu des différentes pages de votre site carrières ;
- la mise à jour des informations du site, des témoignages des collaborateurs, etc.
3. Collecte des CV via différents canaux
Votre ATS centralise toutes les candidatures reçues afin de simplifier leur tri et leur évaluation par les recruteurs. Pour cela, votre solution doit offrir une fonctionnalité de collecte de CV via différents canaux tels que les emails, les jobboards, les réseaux sociaux, les formulaires en ligne, etc. Cette collecte de candidature peut également passer par le biais de la numérisation et du parsing de CV.
4. Sélection des profils
Votre ATS doit vous permettre de trier et d’analyser les candidatures reçues en fonction de critères spécifiques (ex. nombre d’années d’expérience, compétences particulières, etc.). Ceci afin de vous aider à évaluer le plus objectivement possible chaque profil de candidat grâce à différents outils, tels que des questionnaires, des tests, etc. Ces fonctionnalités sont essentielles, car elles améliorent la présélection et permettent aux recruteurs de passer plus de temps avec les talents les plus qualifiés.
5. Gestion et activation d’un vivier de candidats
Les recruteurs doivent pouvoir conserver les profils de candidats intéressants, non retenus, pour d’éventuels futurs postes à pourvoir. C’est pourquoi un ATS performant doit vous permettre de gérer et d’activer facilement votre vivier de candidats. Les talents non sélectionnés lors d’un processus de recrutement peuvent ainsi être ajoutés directement à votre vivier. Ensuite, des options de filtrage facilitent la recherche rapide dans ce vivier afin d’accélérer votre prochaine session de recrutement.
6. Communication avec les candidats
Une fonction essentielle d’un ATS de qualité est l’automatisation de la communication avec les candidats, qui inclut :
- l’information des talents concernant l’avancement de leur candidature et les étapes à venir ;
- l’envoi de messages personnalisés afin d’améliorer l’expérience candidat et de valoriser la marque employeur ;
- la possibilité d’envoyer, lorsque cela est pertinent, des emails en masse pour gagner du temps.
7. Travail collaboratif et visibilité partagée
Un ATS performant favorise la collaboration entre les professionnels en charge du recrutement. Votre logiciel de recrutement doit donc permettre :
- d’avoir une visibilité en temps réel sur l’ensemble des candidatures reçues ;
- de partager des données de façon sécurisées ;
- de recevoir des notifications pour planifier en un clic des entretiens d’embauche ;
- de surveiller la progression du processus de recrutement grâce à des tableaux de bord personnalisables.
8. Atténuation des biais en recrutement
L’utilisation d’un ATS recrutement doit permettre d’atténuer les biais auxquels les recruteurs font parfois face afin de favoriser la diversité au sein de l’entreprise. Votre logiciel de recrutement doit donc proposer :
- des critères d’évaluation objectifs et standardisé pour tous les candidats ;
- l’anonymisation des candidatures afin de masquer les informations personnelles. Ceci afin de présélectionner les candidats sur la base de leurs compétences et d’éviter toutes formes de préjugés.
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